英文邮件怎么写？想与上司教授有效沟通写好email很重要！
电子邮件是职场内外使用最为广泛的一种交流方式。因为速度和效率，不管你在哪个岗位，你都会用的到电子邮件。但你知道官方 email是怎么写吗？一般情况下，每个人都会写一些日常的电子邮件给朋友和家人，但除非工作或其他特别需要，很少会用正式英文发送。所以，很多同学都很烦恼，一封正式的邮件该怎么写？今天澳洲代写分享给您
当给不太熟悉的人发邮件，给老师、老板、业务联系人、政府机构或其他官方收件人，通常都是要发正式邮件的。在这个时候，需要遵循一些简单的写作原则，使你的信息看起来简明扼要，同时也要注意邮件的风格、语气和邮件格式。对于某些商业场合，使用正式的商务邮件也是一个不错的选择。通常，发送正式邮件比较好，如果你不确定是发送正式邮件还是非正式邮件。下面留学生 essay代写和辅导机构就介绍一下正式的英文邮件格式和结构，讲一讲英文邮件写作的注意事项，并分享商务英语邮件模板和 email模板供同学们参考！
正式的邮件是什么？
正式的电子邮件(formal email)通常是发送给一个你不太了解的人或者一个权威人士。举例来说，你可以给你的教授，政府官员，甚至和你合作的公司发一封官方邮件。
假如你的工作场所是一个非常正式的环境，除非你被要求使用非正式邮件，否则一定发送正式邮件发给你的老板和同事。现在很多工作场所都变得越来越随意，而电子邮件交流通常也是如此，也就是说一些工作场合和工作关系中，你可以用比较日常的方式进行邮件交流。假如你不确定用哪种方式进行沟通，可以问问你周围的同事或领导。
Formal email与casual email有什么区别？
正式电子邮件与日常电子邮件有所不同。每天的电子邮件通常是发送给你非常熟悉的人，那些和你有良好关系的人，比如朋友或者家人。在发送日常邮件时，您不必担心 email格式和语气。实际上，正式和非正式邮件之间的部分区别是格式和结构。正式的电子邮件有明确的称呼(电邮开头)，署名，开头句，正文和结尾句。正式邮件和非正式邮件中使用的语言也不一样。当你写 formal email的时候，你需要尽量避免俚语，缩写，表情符号和其他非正式的表达。官方信件的语气也有不同。casual email甚至可能不包含完整的句子和正确的语法，但是正式邮件必须确保句子的通顺完整，不会出现诸如拼写语法之类的小错误。
下面是一个正式电子邮件语言的例子：
The meeting is scheduled for October 15th at 10:00 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.
比较这封邮件中的正式语言和非正式电子邮件语言：
Required meeting—Oct 15, 10:00 a.m. Updates needed. See ya there.
以上两个邮件中的内容完全相同，但是第一个邮件的语气更为正式。在非正式邮件中注意不完整的句子，俚语和表情符号。
英文邮件的结构
非正式电子邮件通常可以快速地发送，无需太多地关注 email格式术语等等，而编写正式电子邮件通常需要更多的思考和更多的时间，需要对电子邮件中的每一个元素都进行仔细的思考。记住这一点，让我们来仔细看看正式英文邮件的结构：
一、主题
主题栏是读者在收件箱里看到的东西。如主题行具有误导性，或缺乏信息，您的电子邮件可能无法阅读。这些信息甚至可以被发送为垃圾邮件。英文邮件越正式，主题栏就应该越详细，但请注意主题栏不要太长。
下面是一个商务英文邮件主题栏的例子：
Required Student Meeting: October 15th, 10:00 a.m.
比较一下这个非正式的邮件主题栏：
Upcoming Meeting
从以上的例子中，我们可以看到第一个主题栏所提供的信息更加丰富和完整。不正式的话题，发给你非常熟悉的人，只谈它。
二、称呼
直接指向你要发送邮件的对象。这一点通常用在正式邮件中，但有时也被忽略在非正式邮件中。这里有几个正式和非正式的称呼：
① 正式英文邮件的称呼：
如果你要给一群人发邮件，那就要用群发的称呼。例如：Dear Students,
如果你已经知道了你想要发送邮件的人的名字，那么把他们的名字和任何职务一起加上是合适的。例如：Dear Professor Smith,
如果你不知道你要联系的人的名字，你应该尽可能的寻找收件人的信息。实在不行，可以把英文邮件的主题改成你想要联系的人的职称也可以（但效果可能会不太好）。例如：Dear Human Resources Director,
如果你不知道别人的名字或头衔，在极少数情况下也可以使用这种称呼：To whom it may concern,
② 非正式英文邮件的称呼：
集体的非正式称呼：Hey Class!
对个人的非正式称呼：Hello Taylor,
正如你所看到的，正式的和非正式的称呼是不同的。
- 英文邮件开头
正式英文邮件的开头通常要求发件人作自我介绍。相反，非正式的邮件是发给你认识的人，不需要介绍。
下面是一个正式英文邮件开头的例子：
My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.
四、英文邮件正文
通常，邮件的正式英文主体会详细说明邮件的目的。不一定要写在非正式的电子邮件里。尽管文本包含着详细的信息，但是在正式邮件中，清楚、简明的书写非常重要。切记读者对你不熟悉，可能对你的主题不熟悉。您应该不想让您的电子邮件收件人误解了这一点。
五、英文邮件结尾
怎样收发一封正式邮件同样重要。因为英文邮件末尾是收件人看到的最后一部分，你的邮件末尾会给收件人留下深刻的印象。良好的正式邮件结尾还可以提醒读者你是谁，并且应当包括你的全名、联系信息和姓名(如有必要)。
与此相反，对于非正式的邮件，邮件的结尾可能非常随意。有些情况下，如果收件人是你非常熟悉的人，你甚至可以省略最后一句。
在正式邮件中最常用的结束语是“Sincerely”。它也许是一个普通的结尾，但也是一个很合适的结尾。这里有一个邮件以英文结束的官方例子：
Sincerely,
Jordan Smith
Professor of Statistics, XYZ College
[Email address goes here]
[Phone number goes here]
商务英文email格式
你的英文商务邮件的格式和组织方式是非常重要的。在编写正式电子邮件时，需要注意以下几点：
（1） 使用专业的电子邮件地址
您的电子邮件地址应该是您真实姓名的变体，而不是用户名或昵称。用句号、连字符或下划线来确保电子邮件地址只有您的名字。尽可能不要用多余的数字或字母。例如：
（2） 坚持使用专业字体
现在，大多数电子邮件服务提供多种字体和文字风格的选择。然而，对于 formal emails，使用一些保守的字体，例如： TimesNew Roman和 Arial。不要用像 Comic Sans或者古英语这样的装饰字体。另外：
电子邮件用易读的字体大小，比如12号。
除非邮件的内容和用途需要使用特殊字体，否则避免使用斜体、高亮显示或多色字体。
不要全部使用大写。这些会让你看起来像是在对收件人大喊大叫。
- 使用简短而准确的主题
使用主题栏中的关键字，用几个词精确地表示你写了什么。这样可以确保读者不会因为缺少主题行，太含糊或者暗示邮件不重要而忽略你的邮件。
例如，Quick question”，Contacting you”或者Email about an important matter”，这样的主题太模糊或太明显而没有用处。
Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for April 16th，这样的主题篇幅太长，涵盖了多个主题。
Meeting RE: damaged escalator on April 16th”，此类主题简洁，提醒收件人一个主要主题和一个特定日期。
（4） 邮件正文
本节介绍电子邮件的主要内容。撰写正式邮件，使用正确的语法和完整的句子。
（5） 邮件结尾签名部分
您的邮件应以正式结束。如果你是代表某个组织撰写邮件，并且你知道你将发送邮件的人的头衔，那么应该使用你的姓和名。
电子邮件怎么写：注意事项
确定你的邮件写作目标
写邮件前，先问问自己希望收件人阅读邮件后做些什么。您的信件应该围绕写作的目标。举例来说，如果你希望收件人看到所附的报告，并让他们知道该报告是什么，为什么你需要他们来阅读该报告，你需要什么样的反馈，以及你何时需要完成该任务。
考虑你的目标读者
在写电子邮件时，要确保你的语调与读者的语调相符。举例来说，如果你要给一个从来没有见过面的商务主管发邮件，就应该用正式的商务邮件来进行交流，不要说笑话或者不正式的话。相反，如果你给一位关系很好的同事发邮件，你可能会采用一种不太正式、友好的方式。
保持简洁
接收者可能没有太多时间阅读你的邮件，所以要尽量做到简短，不要遗漏重要信息。同时不要写太多的主题，这会使你的邮件冗长，难以阅读和处理。在编辑消息时，删除独立于主题的信息。用简洁的句子，去掉多余的单词和不相关的信息。这样会使你的邮件更短更易于阅读。
添加必要的附件
如需添加附件，一定要在邮件正文中注明，并告知收件人附件已包含。保持礼貌，尽量减少附件的数量和附件的大小，并使用通用的或广泛兼容的文件类型。
确保电子邮件不包含任何敏感信息
请务必记住，电子邮件不是安全的通讯系统。您的电子邮件服务器可能被入侵，或者您的收件人可能有意或无意地分享您不希望被泄露的信息，例如，避免在邮件中包含密码、帐号和机密信息。
检查你的电子邮件
没有错误的信件可以证明你是一个勤奋和专业的人。邮件发出前，花些时间检查一下是否有拼写、语法和句法错误，商务英语邮件中切勿使用表情符号、俚语等。同样，再检查一遍，确保包含你可能在邮件中提到的附件。假如这是一封发给重要股东的重要邮件，你可以让你的直接上级或信任的同事在发送前查看它。
使用恰当的礼仪用语
客气的问候和结尾听起来很友好很有礼貌，可以从“以 Dear开始”，“以 Best wishes结束”， Regards等等。另外，还要考虑到收信人和他们的时间。举例来说，除非有紧急情况，否则不要在他们休假期间或下班后给他们发邮件询问要做什么。
记得要跟进邮件进度
很多人一天会收到好几封邮件，所以他们可能会错过或者忘记回复你的邮件。若收件人在两个工作日内仍未回复，可考虑发送另一封后续友好邮件。
Formal email范文与邮件模板
增加正式商务英语邮件影响力的一个办法就是使用专业设计的签名模板。签署模板包含您的完整联系信息，可以为您的电子邮件添加有趣的图形。这里有一个由专业人员设计的签名邮件模板示例：
您也许没有写商务英语邮件的经验，但如果您需要写一封正式邮件，那么学习如何用英文写邮件就非常重要了。电子邮件的正式和非正式有很大不同。正式的电子邮件应具有适当的结构、格式和语气。在掌握了英文邮件的格式和结构后，写出一封正式的邮件并不困难。现在我们已经解释了商务英语邮件的格式，注意事项等等，并提供了电子邮件模板，您可以开始规范化写作，并发送您自己的电子邮件了。祝你好运！如果小伙伴还没有搞清楚英文email怎么写，或者对email格式或邮件模板有任何疑问，请联系 assignment代写团队！我们的专家会为你排忧解难，帮你代写或修改你的英文邮件。欢迎随时与我们的全天候在线客服联系咨询！
